190

Upominki świąteczne zakupione w listopadzie, a wręczone pracownikom w grudniu – kiedy rozliczyć

Przypadek z praktyki: 20 grudnia br. pracodawca rozda pracownikom upominki świąteczne. Oczywiście doliczy je do przychodu pracowników. Ale kiedy powinno to nastąpić? Wynagrodzenia pracodawca wypłaca 8. dnia każdego miesiąca z dołu. Wypłata za listopad zostanie przelana na konta pracowników 8 grudnia (przed wręczeniem prezentów), a wypłata za grudzień – 8 stycznia. Prezenty już przychodzą od dostawców, więc część faktur będzie z datą listopadową. Czy pracodawca może wartość prezentów doliczyć do wypłat za grudzień wypłaconych w styczniu?

Rozwiązanie umowy ustnie lub e-mailem – czy jest skuteczne?

Pytanie: Pracownik, zatrudniony na czas nieokreślony, ustnie oraz e-mailem ustalił z pracodawcą, że odejdzie z końcem miesiąca (30 listopada), po czym poszedł na zwolnienie lekarskie. Czy rozwiązanie umowy dochodzi do skutku na podstawie e-maila, czy też musi być dokument formalny, np. spisane porozumienie stron? Co w sytuacji gdy przełożony rozmawiał nieformalnie z pracownikiem, żeby został w pracy do końca miesiąca? Czy jeżeli pracownik uda się na zwolnienie lekarskie w tym czasie, to pracodawca może przyjąć, że dogadał się z pracownikiem na koniec miesiąca i zakończyć mu tak umowę?

189

Wypłacanie świadczeń urlopowych zamiast tworzenia ZFŚS – co trzeba wiedzieć?

Pytanie: Firma (około 30 pracowników) nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale chce wypłacać świadczenia urlopowe. Czy pracodawca powinien wydać oświadczenie, że firma będzie wypłacać świadczenia urlopowe? Na jakiej zasadzie wypłacamy te świadczenia?

Umowa na zastępstwo – czy po zmianie przepisów nie można jej już zawierać

Pytanie: W Kodeksie pracy nie ma już przepisu, który regulował odrębnie umowę na zastępstwo. Jak właściwie nazwać więc umowę, którą chcemy zawrzeć na okres nieobecności zastępowanego pracownika?

188

Zaświadczenie od zagranicznego pracodawcy bez informacji o formie zatrudnienia – czy możemy uwzględnić?

Pytanie: Pracownik dostarczył przetłumaczone na język polski zaświadczenie z norweskiej firmy rekrutacyjnej o zatrudnieniu w Norwegii w innej firmie oraz drugie zaświadczenie bezpośrednio z firmy norweskiej. Nie ma w nich mowy o formie zatrudnienia, jest podany tylko okres zatrudnienia. Czy należy w takim razie uwzględnić ten okres do stażu zatrudnienia zaliczanego np. do wymiaru urlopu czy do wypłaty nagrody jubileuszowej?

Urlop okolicznościowy – czy można udzielić go pracownikowi na podstawie zagranicznego dokumentu?

Pytanie: Pracownica zwróciła się o udzielenie urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią swojego ojca. Przedstawiła dokument w języku niemieckim. Czy możemy zagraniczny akt zgonu przyjąć jako podstawę udzielenia urlopu okolicznościowego, czy konieczne jest dostarczenie dokumentu przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego?

187

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłki – czy stosować „zerowy PIT”?

Pytanie: Czy zwolnienie z PIT dla osób do 26. roku życia obejmuje także wynagrodzenie chorobowe, zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze i świadczenie rehabilitacyjne? Czy jednak te świadczenia powinny być opodatkowane?

Świadczenie 500+ dla niepełnosprawnych – czy można je pobierać uzyskując dochody z pracy?

Pytanie: Czy nowe świadczenie wypłacane osobom niepełnosprawnym (tzw. 500+ dla niepełnosprawnych) obejmie również osobę z niepełnosprawnością, która zatrudniona jest na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, w sytuacji gdy osiąga ona z tej umowy minimalne wynagrodzenie za pracę (np. 2.250 zł brutto w 2019 roku)?

186

Zgoda pracownika na przekazanie jego danych na potrzeby pakietu medycznego – czy możemy przechowywać ją w aktach?

Pytanie: Czy w aktach osobowych powinniśmy przechowywać oświadczenie pracownika zawierające jego zgodę na przekazanie danych podmiotowi medycznemu, w celach związanych z objęciem pracownika opieką zdrowotną (pakiet medyczny)?

Urlop niepełnoetatowca – jak prawidłowo wyliczyć proporcję i udzielić?

Pytanie: Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje 2 razy w tygodniu po 5 godzin i w co drugą sobotę 7 godzin. Jak liczyć godziny przepracowane w sobotę? I jak prawidłowo wyliczyć urlop wypoczynkowy? Pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 10 dni roboczych.

185

PPK – jakie informacje trzeba przekazać pracownikom i w jaki sposób?

Wdrożenie pracowniczego planu kapitałowego wiąże się z ustawowym obowiązkiem poinformowania osób zatrudnionych o określonych uprawnieniach związanych z oszczędzaniem. Ustawodawca nie określił sposobu, w jaki należy dotrzeć z informacją o PPK do pracowników. A zatem forma, częstotliwość oraz kanały komunikacji pozostają do decyzji podmiotu zatrudniającego.

Kandydat podpisał umowę, ale pracy nie podjął – jak powinien postąpić pracodawca?

Pytanie: Po pomyślnej dla siebie rekrutacji kandydat nie podjął pracy u pracodawcy, choć zdążył już podpisać z nim umowę o pracę. Jakie kroki musi teraz poczynić pracodawca, aby tę umowę rozwiązać? Czy powinien ją rozwiązać np. poprzez porozumienie stron i wystawić świadectwo pracy, czy może ją po prostu zniszczyć?

184

Wydawanie świadectwa pracy – co zmieni się od września 2019?

3 czerwca Prezydent RP podpisał ustawę z 16 maja br. o zmianie m.in. Kodeksu pracy. Nowe przepisy w zakresie wydawania świadectwa pracy wejdą w życie 7 września 2019 r. Poznaj szczegóły wprowadzonych zmian.

Posiłki regeneracyjne w delegacji – czy obniżają dietę?

Pytanie: Pracownicy wyjechali w tygodniową delegację krajową. Wykonują podczas niej prace, które obligują pracodawcę do zapewnienia im posiłków profilaktycznych, dlatego pracodawca wykupił im obiady. Czy wartość tych posiłków stanowi podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy? Czy zapewnienie pracownikom obiadów jest równoznaczne z koniecznością obniżenia diet o 50%?

183

Zastępczyni na długim, „ciążowym” zwolnieniu lekarskim – kiedy rozwiąże się umowa na zastępstwo?

Pytanie: Zatrudniliśmy pracownicę na zastępstwo. W zawartej z nią umowie o pracę mamy zapis: „umowa zawarta jest od 9 kwietnia 2018 r. na czas nieświadczenia pracy przez panią ……………….. [tu: imię i nazwisko zastępowanej pracownicy], której nieobecność jest usprawiedliwiona z powodu choroby w okresie ciąży, a następnie korzystania z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego”. Zastępczyni 12 listopada 2018 r. dostarczyła nam zwolnienie lekarskie z powodu choroby w okresie ciąży i choruje nadal (niedługo ma urodzić). Tymczasem zastępowana pracownica 10 kwietnia br. zakończyła już urlop macierzyński i rodzicielski, a do 11 lipca br. wykorzystuje urlop wypoczynkowy zaległy i bieżący. Jak nas poinformowała, od  12 lipca 2019 r. do 1 września 2020 r. zamierza też korzystać z rocznego urlopu wychowawczego. Zatrudniając zastępczynię nie myśleliśmy, że nieobecność zastępowanej  przedłuży się o rok urlopu wychowawczego, a także, że zaistnieje dłuższa nieobecność jej zastępczyni. Ze względu na potrzeby zakładu chcielibyśmy zatrudnić nową pracownicę,  rozwiązując dotychczasową umowę na zastępstwo. Czy z uwagi na zapis w umowie (zastępstwo w czasie choroby, macierzyństwa i urlopu rodzicielskiego) istnieje w tym przypadku możliwość rozwiązania umowy na zastępstwo?

Urlop po zmianie akordu na wynagrodzenie stałe – jak ustalić wynagrodzenie za czas urlopu?

Pytanie: Pracownicy produkcyjni do maja 2019 roku otrzymywali wynagrodzenie akordowe. Od kolejnego miesiąca nastąpiła zmiana warunków wynagrodzenia – pracownicy przeszli na miesięczne wynagrodzenie zasadnicze. Czy do wynagrodzenia urlopowego, jako składnik, wejdzie wypracowany akord z poprzednich miesięcy?

182

Ruchomy czas pracy – czy wolno zobowiązać pracownika, aby przyszedł do pracy na określoną godzinę?

Pytanie: Czy pracodawca, u którego funkcjonuje elastyczny czas pracy, ma możliwość zobowiązać pracownika, żeby wyjątkowo stawił się do pracy wcześniej niż zwykle? Pracownik ten może rozpoczynać pracę pomiędzy godziną 8.00 a 9.30 i zwykle przychodzi na 9.00. Czy pracodawca może wymagać, aby danego dnia przyszedł wcześniej niż zwykle i rozpoczął pracę od godziny 8.00?

Pracownik jako więzień pracował – czy okres takiej pracy wliczamy do stażu pracy?

Pytanie: Pracownik przedstawił zaświadczenie o wykonywaniu w pełnym wymiarze godzin pracy podczas odbywania kary pozbawienia wolności w okresie od stycznia 1995 roku do 20 listopada 1996 r. Czy możemy zaliczyć mu ten okres do stażu pracy? Zaświadczenie nie wspomina o wynagrodzeniu za prace wykonywane w tym czasie.

181

Zmiana dni pracy na wniosek pracowników – czy pracodawca może się na to zgodzić?

Pytanie: Grupa pracowników zwróciła się do pracodawcy o zmianę dni pracy w jednym z miesięcy – pracownicy chcieliby mieć wolny piątek (zaplanowany w rozkładzie jako dzień pracy), a w zamian pracować w sobotę w kolejnym tygodniu (soboty nie są dniami pracy zgodnie z obowiązującym u pracodawcy regulaminem pracy). Czy możemy się zgodzić na taką zmianę?

Wynagrodzenie wypłacone na konto zmarłego pracownika – co ze składkami?

Pytanie: Wypłacamy wynagrodzenia pracownikom po przepracowanym miesiącu, do 10. dnia następnego miesiąca. W chwili, w której przelaliśmy wynagrodzenia na konta osób zatrudnionych, otrzymaliśmy informację o zgonie jednego z naszych pracowników. Czy w tej sytuacji robimy korektę składek ZUS „na zero” i różnica wynagrodzenia staje się przychodem dla osoby uprawnionej po zmarłym pracowniku?

180

Pracownik pracuje powyżej 4 godzin, ale tylko w niektóre dni tygodnia – czy ma prawo do refundacji zakupu okularów?

Pytanie: Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu i pracuje przez 3 dni w tygodniu: w środę (6 godzin), czwartek (8 godzin) i piątek (6 godzin). Czy w przypadku gdy pracownik w wymienione dni tygodnia pracuje przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, musimy skierować go na badania okulistyczne? I czy ewentualnie będzie należeć się mu dofinansowanie do zakupu okularów – w razie wskazania takiej konieczności w zaświadczeniu lekarza medycyny pracy?

Pracownik nie udokumentował okresów zatrudnienia – jak poprawnie ustalić mu wymiar urlopu wypoczynkowego?

Pytanie: Zdarza się, że pracownik nie przedstawia świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy ani świadectw szkolnych, określając jedynie okresy zatrudnienia i wykształcenia w kwestionariuszu osobowym. Jak mamy wtedy naliczyć przysługujący mu urlop wypoczynkowy – „z dołu” czy „z góry”? Czy w przypadku pracowników, którzy nie przedłożyli świadectw pracy, możemy uznać, że jest to ich pierwsza praca? Czy osoby te powinny np. podpisać oświadczenie, że nie mają świadectw pracy? Czy jeśli taka osoba porzuci pracę, np. po przepracowaniu 2 dni, musimy wypłacić jej ekwiwalent za urlop?

179

ZUS orzekł niezdolność pracownika do pracy – jak i kiedy możemy rozwiązać z nim umowę?

Pytanie: Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 182 dni, przed upływem tego terminu złożył dokumentację do ZUS w celu przyznania mu renty. Miał już komisję lekarską, na której zostało stwierdzone, że jest całkowicie niezdolny do pracy. Termin niezdolności do pracy ZUS wyznaczył do 31 stycznia 2020 r. Ani pracownik, ani pracodawca nie otrzymali jeszcze decyzji ZUS stwierdzającej ww. informacje. Czy w przypadku otrzymania takiej decyzji pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę na mocy porozumienia stron? Obecna umowa z pracownikiem zawarta jest na czas nieokreślony. Czy pracownikowi należy się jednomiesięczna odprawa rentowa, jeśli ZUS orzekł czasową niezdolność do pracy? Kiedy taka odprawa powinna zostać pracownikowi wypłacona i czy powinna zostać ujęta w świadectwie pracy, jeśli tak to w którym punkcie? Czy w przypadku gdyby pracodawca nie rozwiązał umowy z pracownikiem, tylko czekał do 31 stycznia 2020 r., na liście obecności tego pracownika można ująć to jako nieobecność usprawiedliwioną niepłatną? Czy za ten czas (tj. do 31 stycznia 2020 r.) pracownikowi przysługiwałby urlop wypoczynkowy?

PUODO: Pracodawca ma obowiązek udostępnić dane osobowe zatrudnionych na potrzeby referendum strajkowego

Jak wskazuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, organizacje związkowe mają prawo pozyskiwać od pracodawcy imiona i nazwiska pracowników w związku z organizowanym referendum strajkowym.

178

Zgoda na wyjazdy służbowe pracownicy w ciąży w dokumentacji pracowniczej

Pytanie: W nowych przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej wskazuje się, że w dokumentacji związanej z czasem pracy umieszczamy zgodę pracownicy w ciąży na wyjazdy służbowe. Czy zgoda taka musi być faktycznie pobierana? I jeżeli tak, to czy może obejmować wszystkie przyszłe wyjazdy?

Zapis regulaminowy o nietworzeniu ZFŚS – czy znosi coroczny, styczniowy, obowiązek poinformowania o tym pracowników?

Pytanie: Zatrudniamy poniżej 20 pracowników, ale mamy regulamin wynagradzania, w którym jest zapis, że nie tworzymy ZFSŚ. Czy w takiej sytuacji nadal mamy obowiązek informacji wobec pracowników, że nie tworzymy ZFSŚ do końca stycznia danego roku?

177

Wcześniejsze rozpoczęcie pracy w ramach indywidualnego rozkładu – co z nadgodzinami?

Pytanie: Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy wnioskuje o indywidualny czas pracy w środę każdego tygodnia w godz. 10.00 do 18.00, a w pozostałe dni nadal wykonuje pracę od 7.00 do 15.00. Czy wynikające z tego przekroczenie dobowe należy rozliczać jako godziny nadliczbowe?

Pracownik z Ukrainy – kiedy trzeba ponowić badania wstępne i szkolenie bhp?

Pytanie: Pracownik był oddelegowany do pracy u nas z firmy ukraińskiej i nasza firma zrobiła mu badania wstępne w momencie podjęcia pracy na warunkach oddelegowania. Po jego zakończeniu pracownik wrócił na Ukrainę i po około 2-3 miesiącach wraca do nas do pracy i będzie zatrudniony na umowę o pracę w naszej firmie na podstawie oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy (nie będzie to już oddelegowanie). Czy musimy takiego pracownika ponownie kierować na badania lekarskie i czy będą to badania wstępne, czy okresowe? To samo dotyczy szkolenia bhp?

176

Zmiana nazwy stanowiska – czy musimy modyfikować zakres obowiązków?

Pytanie: Zmieniamy pracownikom zatrudnionym w salonach firmowych nazwy stanowisk. Nie będzie już stanowiska sprzedawcy, będzie np. doradca klienta, specjalista ds. sprzedaży itp. Zmiany te wprowadzamy w drodze porozumienia zmieniającego. Proszę o informację, czy konieczna jest także zmiana zakresu obowiązków z uwagi na zmianę nazewnictwa?

Pracownik pracował w nadgodzinach – o której może rozpocząć pracę następnego dnia?

Pytanie: Pracownik normalnie pracuje od 6.45 do 14.45, ale jednego dnia musiał dodatkowo przyjść do pracy i pracować w godzinach nadliczbowych od 19.45 do 20.45. O której powinien stawić się w pracy następnego dnia, by został zachowany 11-godzinny odpoczynek dobowy? Czy gdy przyjdzie do pracy na godzinę 9.45, to zostanie zachowany 11-godzinny dobowy odpoczynek?